效率"6不",助你实现高效的一天

作者:易效能      浏览量:

2017-06-09 12:42     来源:时间管理公众号

我们生活中有各种各样的混乱,办公文件太多,久了就找不到,新买的物品没有固定的摆放位置,随意乱扔,要做的事情太多,重要的却一拖再拖......

 

这些状况不胜枚举,但这些状况都只是表面症状,它的背后还有更深层的原因。

 

《效率高手"6不"诀》一书中,作者根据自己的亲身经验,分享了“6不”诀,助大家过上不慌不忙有序的生活。

 

 

一、脚步不慌乱

 

引发混乱的原因包括:

■优柔寡断,犹豫不决

■想要当大好人,造成自己无法拒绝别人

■在内心构筑现实世界中永远无法实现的梦想,对某些人来说是莫大的乐趣

 

「等一下还有时间」的迷思,也会造成混乱。

 

然而,「等一下」一定会更混乱。

 

要排除混乱,可以采取下列步骤:

 

1.了解造成混乱的原因

 

要能从混乱里脱身,必须先确认自己对生活的期许。

 

一定要订定目标。

 

2.确认自己的人生目标

 

拿出一张纸,或是在计算机前面坐下来,写下自己的人生目标。

 

需要注意的是,有些目标是会横跨好几个领域的。

 

3.订定明确、具体的目标

 

明确的目标,能够让你确立生活的目的,把生活安排得有条不紊。

 

最重要的是,目标还能帮助你从每天面对的数十个抉择之中作出决定。

 

4.挑战极限!

 

5.保持弹性

 

经常检视自己的目标,同时不要设定太多目标。

 

此外,不要害怕调整自己的目标。

 

6.把心力放在工作表现上

 

除了个人目标之外,在工作上也必须设定绩效导向的目标,反映自己可以达成的工作表现,且必须了解顶头上司对自己的期待。

 

 

二、工作不复杂

 

1.拒绝琐事,或者至少要跟琐事保持距离

• 大幅减少你亲自参与的活动,不必担心自己会不会删减过头。你永远可以回过头去参加一些活动。

 

2.一次做好一件事

• 不要老是让步,造成同事不懂得规划工作,当然,直属长官的要求除外。

• 有没有好方法可以一次做好一件事?清理桌面,只留下目前要做的工作。一件工作就好,然后一鼓作气完成工作。

 

3.集中心力

 

4.致力于实质表现

• 规划自己专属的成效表,评量自己要处理的事项,并且找出浪费时间的事项。

 

把日常活动分成下列4大类:

 

(1)有成效的活动

你认为能够促进组织(或是任何你正在进行的重大人生计划)成功的重要活动。

 

(2)急迫事项

这类事项包括,上司刚刚交办的紧急任务、必须谨慎处理的日常问题,或是危机事件。

 

(3)次要事项

次要事项是你必须完成,但是并不紧迫的事项。找时间处理这些事项,否则这些事会让你一团混乱。这类事项也有可能是些重要事项,但是在期限接近时,就要把这些事项规类成有成效的活动。

 

5.浪费时间的事

• 这些是你应该敬而远之的事情,例如:可以避免的琐碎工作、花太多时间处理电子邮件与电话、突然造访的访客,以及看电视、抱怨,或是玩计算机游戏等。

• 花在有成效活动的时间愈多,事业发展就能愈顺利。

 

6.专注在今天,而不是明天

这些是你应该敬而远之的事情,例如:可以避免的琐碎工作、花太多时间处理电子邮件与电话、突然造访的访客,以及看电视、抱怨,或是玩计算机游戏等。

花在有成效活动的时间愈多,事业发展就能愈顺利。

 

7.善用拒绝的力量

 

 

三、任务不模糊

 

1.能够成功完成自己负责的项目

 

(1)要怎么准时完成工作?答案是建立一套方法。

 

■要做可行性评估,必须有哪些数据?

■应该包含哪些内容?

■老板需要的研究范围有多大?

■老板希望获得哪种结论?

■老板为什么要你做这份评估报告?(答案会成为研究的主轴)

 

不要冲去老板的办公室找答案,反而应该尽量阅读数据,并且先征询同事的意见。

 

要顺利执行项目,一定要定义项目内容,或是清楚规划执行作法。

 

(2)简述自己要怎么进行这项工作

(3)跟老板确认自己的方向是正确的

(4)详细规划自己的工作

(5)执行工作

(6)检讨工作

 

2.能够有效管理团队的项目

 

 

四、要妥善规划时间

 

• 完成生活中的重要事项,必须使用4项工具。第一项工具大概可以在一、两天之后舍弃不用。

 

这4项工具分别是:

 

1.时间日志

 

2.待办事项表

• 把待办事项表分成上下两个部分,上半部列出所有必须完成的杂事或是行程。

• 下半部列出重要的长期目标,这些目标可能混杂了工作以及家庭各项事务。

 

3.可以记录约会的桌历或记事本

• 尽量把类似的工作合并在一起处理,例如每天花15分钟,一次读完所有电子邮件。你也可以每天花两段时间回复电话,一次在上午、一次在傍晚。

• 每天的状况不太可能尽如你意,规划安排一天的时间,尽量不要超过60%到70%,要留下1/3的弹性时间。你一定得了解,工作上必然会遇到一些现实问题。

 

4.工作完成期限

 

 

五、文件不堆积

 

你怎么处理生活中所有的文件,会大大影响你的生产力。

 

基本上,有效处理文件的方法,包括下列几项要素:

 

1.清理桌面

 

2.将文件归档

(1)两个档案柜

(2)一盒活页夹

(3)一盒吊夹

(4)一些标签

 

3.按字母顺序存放档案

 

4.有效处理接踵而来的文件

 

你会发现,大约有80%的文件都不是那么重要,或者其实是可以取代的。

 

如果你不确定,就把这份文件丢到现用的档案夹里,时间自然会帮你厘清这些文件重不重要。

 

5.整理堆积的待读文件

 

6.定期清理档案

 

勤加整理计算机档案,例如每6个月一次。

 

整理计算机档案,要比整理书面档案更小心,因为你没办法用份量判断哪些计算机档案该调整。而且良好的搜寻功能,通常可以让你找到所有需要的资料。

 

六、浪费时间的事情不要碰

 

工作上最浪费时间的8种事情分别是:

1.会议

 

至少有一半的会议是既不必要,也没有帮助的。

 

大多数会议进行的方式非常不恰当,使得这些会议原本可能带来的价值,统统消失殆尽,而且人只要聚在一起,就很难分得开。

 

2.不必要的报告以及备忘录

 

调查一下,到底有谁真正会看你写的报告,如果大家还是认为这份报告很有帮助,那很好,继续写。

 

不过,如果根本没有人会看,直接问你的老板,还有没有必要写这份报告,还要想出一套说法,向老板说明为什么你认为应该废除这项工作。

 

3.人

 

最重要的是,要主动积极地控制时间,不要把太多能够发挥生产力的时间,浪费在没有实效的活动上。

 

4.拖延

5.完美主义

6.等待别人赴约

7.花太多时间准备报告与简报

8.等待其它人完成他们的工作

 

-END-


责任编辑:gagner黄思贤GAGNER商学院,未经授权不得转载
  • 热门话题
    热销产品
    GAGNER使命 GAGNER愿景 GAGNER核心价值观 权利收入 联系我们 ageloc商城