关于“清单”,你必须掌握的技巧

作者:易效能      浏览量:

2017-06-09 13:17     来源:时间管理

一张手术清单可以让原本经常发生的手术感染比例从11%下降到0;

一张建筑清单可以让美国每年建筑事故的发生率不到0.00002%;

一张投资清单可以让一个投资组合的市值竟然增长了160%;

......

 

 

 

什么是清单?

 

清单是记载有关项目的明细单。

 

它被广泛应用在各行各业,从载人航天到建筑工程、从商业投资到医疗急救等,都可以看到它的身影。

 

飞行员的操作表、工程师的材料单、投资人的决策表、医生的手术单,小贩的进货单、居民的购物单,这些都是清单。

 

清单可以说是无处不在,你可能并不知道它,但你已经在使用它了。

 

为什么要使用清单?

 

人人都会犯错,检查必不可少!

 

相信参加过项目运作的朋友都有过类似经历:明明检查了好几遍,最后还是在一个关键的问题上出错。

 

其实,你并不孤独。

 

人不是神,也不是机器人。孰能无过?

 

而现代社会的工作却需要我们控制好项目的每一个步骤,保证不出错。因为出错的代价是巨大的:

外科医生手术出错,可能断送一个人的生命。

建筑工程师出错,可能造成严重的建筑事故。

飞行员出错,可能直接带走机上乘客的生命。

 

但实际上我们能控制多少事情?又有哪些事根本不在我们掌控范围内?

 

无论我们进行多少细致的分工和培训,有一些关键的步骤还是被忽略。

 

或许我们犯错,不是因为不懂相关知识,而是没有正确使用这些知识。

 

人类的错误主要分为两类:一类是“无知之错”,一类是“无能之错”。

 

“无知之错”是因为我们没有掌握正确知识而犯下的错误,“无能之错”是因为我们掌握了正确的知识,但却没有正确使用而犯下的错误。

 

无知之错是可以原谅的,但无能之错是不能原谅的!

 

就好像高中时候做数学题,你因为不会做被扣分是天经地义,但因为写错一个小数点使得结果算错是非常懊悔的!

 

而清单的出现,就是让我们尽可能地避免这些无能之错的。

 

清单使用原则:

 

1、不在于全面而在于关键

 

清单从来都不是大而全的厚厚的操作手册,它是理性选择后的决策工具。

 

抓取关键,不仅是基准绩效的保证,更是高绩效的保证。

 

飞行员在空中遇到紧急事故时,允许操作的时间也就几分钟几秒钟,这么短的时间内不可能去翻看操作手册,能做的只有确定事故原因,根据突发情况清单上的几个关键步骤来使飞机化险为夷。

 

工作中也是,我们不能一味做那些对结果意义不大的事情,给自己营造一种很努力的错觉,却一直放着关键的事情不做。

 

所以,单第一要务是列出关键的事项。

 

2、简单至上

 

从来没有非常全面而且高效的清单,也从来没有一张清单能包涵所有情况。

 

清单的出现是针对某个问题而给出的一系列明确的步骤。

 

冗长而模糊不清的清单是无法高效并安全执行的。

 

所以清单必须保证简单、可测、高效三大原则。

 

简单,即眼睛扫一眼就知道要做什么,而不用去想半天。例如“电话小A策划案3个问题”与“考虑给小A打电话说明策划案的几个问题”的区别。

 

可测,即这个步骤是有完成标准,可以测量的。例如“阅读书籍”和“阅读100页”的区别。、

 

高效,即清单的步骤是有限而关键的,做完清单即可完成事情或解决问题。

 

3、持续改进

 

事实上,简洁和有效永远是矛盾,只有持续改进,不断打磨,才能让清单始终确保正确、高效和稳定。

 

无论在编制清单的过程中多么用心,多么仔细,清单必须接受实际使用的检验,要经过编制,检验,修改,再检验的过程。

 

清单使用观念:

 

1、团队犯错的概率比个人小

 

美国每年发生的严重建筑事故只有20起,这意味着建筑行业每年的可避免严重事故发生率不到0.002%。

 

面对复杂的高楼大厦,他们是如何做到的?团队的力量是巨大的!

 

一个人免不了会犯错,一群人犯错的可能性会变得小一些。

 

我们要学会依靠团队的智慧,一群人来商量解决问题。

 

2、管理层懂得权利下放

 

2005年,卡特里娜的”风暴“让新奥尔良陷入灾难,为什么沃尔玛能抢先一天把水和食物送到灾民手中? 

 

答案是沃尔玛CEO Lee Scott及时对权利进行下放:

 

根据实际情况作出最佳选择!这充分发挥了下属的主观能动性。

 

员工有组织地打捞超市中的物资,在第一时间发放给难民。

 

将决策权分散到外围,而不是聚集在中心,让每个人担负起自己的责任,这才是让清单奏效的关键所在。

 

编制清单的要点:

 

1、设定清晰的检查点,在明确的节点根据项目清单进行检查程序。在实际操作中可以表明检查时间或截止时间。

 

2、需要明确清单是做完确认,还是边看边做。经验丰富的施工员是做完确认,而做一道新菜却可能边看边做,所以要根据具体情况设定类型。

 

3、清单不要太长。因为人的记忆容量和耐力有限。

 

4、清单用语做到简练、准确。清单不要多余的信息,一点都不要。

 

5、注意清单的板式。项目操作最好不要超过一页,也不要随便设置各种颜色或字体,很容易干扰阅读。

 

清单使用注意:

 

1、清单是为解决问题而诞生

 

脱离现实的清单不但毫无意义,而且脱离现实会使我们陷于海量清单而无所适从。

 

虽然列了清单,但还是不知道哪一个最重要,不知道先做哪一个,那么,你就要想想自己列的清单是否符合简单、可测、高效这三个原则了。

 

我们不可能依照非常昂贵的购物清单买下所有物品。

 

也不可能无休止地做很多杂事。

 

2、正确使用清单

 

我们需要正确使用清单。

 

清单固然有巨大威力,但是清单的正确使用有赖于在正确的时间、正确的场合由正确的人执行。也就是三大正确缺一不可。

 

举一个夸张的例子:

 

你不可能指望让一个从来不做家务的人在凌晨去服装店买你列好的食物清单。

 

这个例子虽然可笑,但现实情况是,我们经常在其中一条,或多条犯错,以至于这个清单完成不了,还怀疑清单是否有效。

 

3、清单的力量是有限的

 

在最危急的情况下,解决问题的主角毕竟是人而不是清单,是人的主观能动性与清单的力量叠加才能产生作用。

 

我们都认识到清单所带来的好处,主动去执行,清单才能发挥它应有的作用。 

 

否则,即使清单再科学、再完善,执行它的人没有热忱、缺乏主动,甚至不执行,清单也只是一张纸而已。

 

写在最后:

 

每个人都会犯错,别再让那些无能之错一再发生,别再让我们为那些错误付出沉痛的代价。

 

列好一个清单去执行它!我们不想看到:因为一个手术操作的失误断送了一个刚降临世间的生命!由于漏掉的一道工序让一栋大楼存在安全隐患!

 

我们希望,清单可以让我们的工作更加高效、生活更加自在、生命更加充实!

 

合理正确地使用清单,这些会一步步实现!

 

真正的学习来自行动之后,对于还没主动列过清单的朋友,赶快找个时间列出属于自己的清单!

 

对于列过清单的朋友,看完这篇文章,

你有什么列清单的困惑呢?

你经常列些什么清单,是否能有效完成?

完成清单的原因是什么?

完不成清单的原因又是什么?

该如何改进呢?

 

-END-


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