高效工作整理方案,让工作更轻松

作者:易效能      浏览量:

2017-06-09 13:11     来源:时间管理公众号

说到整理,很多朋友立马会想到“家务活”,但其实,整理术不仅限于家务,它还可以运用到生活中的其它方面,例如:整理自己的人际关系、整理自己的心情、整理自己的工作等等。

 

而运用整理术整理影响我们工作方方面面的不良状况,有助于我们创造一种优良的身心状态和工作环境,从而实现轻松、高效、愉悦地工作。

 

《工作整理术,这样工作才能更简单,更高效》一书,就从多个方面告诉我们可以如何将整理术应用在工作中。

 

 

 

 整理力能帮你完成什么?

 

每个人都可能存在各种各样的问题,不论在任何方面,整理力都十分重要,因为它正比于人思维的清晰度。

 

仰仗清晰的思维我们才能够看清楚问题在哪里,然后整理明白,把这些因素影响工作的程度降到最低。

 

 整理自己是整理内在本质的方式 

 

张德芬说她深信,当人把自己的内在世界调整得很好的时候,他的外在世界就会自然而然变得很顺利。

 

 整理的终极意义在于激励自己 

 

 

 

 

 如何更好地说"不"?

 

想要节省时间,就要学会以礼貌的方式说“不”。

 

在你说“不”的同时,让对方感到愉快,这样你就不会感到不安,可以说这会成为你节省时间的一把利器。

 

可以分三步进行:

 

第一步:不能说“好”,但要给出一个正面的积极的回应。

要做到这一点,你可以采用诸如以下的词语或句式。

"谢谢你问到我……"

"这听起来很有趣……"

 

第二步,巧妙解释。

“谢谢你的邀请,我很高兴,可是我已经在做另外的一件事,不得不拒绝你的好意,否则对于我已经答应了的人来说很不公平。”

 

给对方留下一个正面的积极关注的印象,而不是推掉之后大松一口气。

 

第三步,表示关注。

你可以说“祝你好运,等事情有了进展告诉我”,等等。

 

除非你真的愿意,否则一定不要说“换个时间再找我吧”,或者“我乐意迟些时候再帮忙”。

 

 扫除和备份 

 

实际上扫除本身就是一种极其有效的整理。不用花费时间去记东西放在哪里了,不用再手忙脚乱地东翻翻,西找找,节省出大把的时间用在更有价值的事情上。

 

如果说扫除是减法整理,那备份一定是乘法整理了。不止是整理得多出来,而且是翻倍的多。

 

设置优先级重新安排工作

 

分清工作的轻重缓急,做事情讲究方法和自律。

 

条理不清、不分轻重缓急、欠缺自律这3条是耗时原因分类当中的内在因素,要改变它就需要自制力和好的方法。

 

 

一个简单有效的工作目标梳理法:

 

艾维·李时间管理法就是一个简单到极致的方法。

 

这一理念指导下的具体做法就是:每天下班前,注意时间是下班前,而不是早上上班之初:

1.写下你明天要做的N件最重要的事;

2.把它们按重要程度用数字标明次序;

3.次日早上第一件事是做第一项,直至完成或达到要求;

4.然后再开始完成第二项、第三项……

5.每天都要这样做,养成习惯。

 

4类工作如何完成?

 

代人在艾维·李的方法上加了一个“紧迫性”的维度,然后事情自然地被分为4个类型:

A类:重要且紧急

B类:重要却不紧急

C类:不重要但紧急

D类:不重要也不紧急

 

对于这些问题,该按怎样的顺序处理才会最合理呢?

 

A类:立即处理

B类:优先处理

C类:最后处理

D类:则予以回避

 

如果你总是能将B类——重要的事情在其变得急迫之前就很好地完成,你就会少了A类——重要又紧急的事务要处理。

 

B类事务没有很好地完成,原因在哪里呢?是由于你花了很多精力去处理C类事务了,结果B类事务会慢慢变成A类事务。

 

你在C类事务和A类事务之间来回奔波,成了时间管理的救火队员,而B类事务则被扔在一边。

 

保证处理B类事务的充足时间的同时兼顾C类,能委托他人的就不要客气,由他人代为处理。

 

当然,如果B类事情的规划做得很好,没有了A类事的火急火燎,一般还是有一定的时间处理那些紧急却不重要的事情,这也可以当作处理重要事务的空当放松。

 

-END-


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