时间管理3步走:记录、分析、改善,好用的工具推荐给你!

作者:易效能      浏览量:

2017-06-09 12:50     来源:时间管理公众号

近几年来看到各式各样的App或小工具,它们的主要功能就是提醒人们这辈子还剩多少时间,其中有视觉化的周数、有以秒数不停减少的手表等。

 

 

死亡手表Tikker(瑞典tikker)

 

生命表格(月)

 

不知道大家是不是跟Will一样,第一眼看到它们时都会有些惊讶:唉,我好像没剩多少时间了! 天啊,我应该做些什么才是。

 

然后呢,就没有然后了。

 

大多人还是该上班的上班,该刷手机的刷手机,日复一日。

 

是我们无动于衷吗?我相信不是,很大原因应该是大家不知道怎么做。

 

即便你知道不断流逝的时间是你所剩无几的生命,却依然只能用别过头去的无视来掩饰自己的淡淡哀伤与无奈。

 

我们认为总有一天能够实现梦想,却没意识到那个“总有一天”需要从今天开始撒下种子。

 

一天又一天的忙碌、盲目、茫然啃食着逐渐模糊的美好未来。

 

更残酷的是,这些工具已经清晰地提醒我们这辈子已经所剩不多,我们能拿来追逐梦想的时间更是少之又少。

 

也就是说,我们只有更少的时间能用来打造自己要的美好未来。

 

我们到底还剩多少时间?

 

我在“用财务管理知识管理时间,既有钱还有闲!”一文里提到了固定支出和变动支出。

 

我们能用来追逐梦想、完成目标的时间,就从统计这两项支出开始。

 

一天24小时,扣掉固定支出的时间,就是能拿来追求梦想或应付额外支出的时间。

 

而实行方法很简单,直接引用各位耳熟能详、管理之父彼得杜拉克所说的:记录、分析、改善。

 

也就是说,先统计出自己的固定支出,再进行分析,哪些能节省、舍弃;哪些能优化、合并,是否要再增加更好的固定支出项目…

 

这样剩下的时间就是我们的资本——可以用来创造价值的变动支出以及应付风险的额外费用的资本。

 

这就像我们自行增加时间的自主权主动进攻,调整了时间流动的方向,让时间金沙朝我们想要的方向流去,并逐渐积累、构筑成我们向往的美好未来。

 

那该怎么落地呢?

 

这里要推荐给大家一个时间统计工具---aTimeLogger 2,下面则分别介绍如何记录、分析、改善。

 

一、时间记账:

 

 

时间记账阶段,有6个原则大家需要注意:

 

1、记账对象先以固定支出为主,其他突发性的、专案性的可以先不记。

 

 

2、記錄只是一個過程手段,不是目的。所以記錄不需要長期執行。當累計的記錄足夠作分析,並且進一步供我們做“預算規劃”時,我們就可以把“記錄時間”這個動作所花費的時間投入到更重要的事情上。基本上两周到一个月已经能获取足够信息。

 

3、要尽量开始一件事情时就点一下开始计时,前面几天就算有忘了记得时间,也先估一段时间填进去,有个根据。

 

4、 随时随地都要能方便记,这个也是选择aTimeLogger 2的最大原因。

 

5、循序渐进,在知道了自己的基本固定支出后,可以根据自己的需求开始专案型的统计。比如,旅行时整理行李的时间、写一篇文章的时间、会议时间、办公室被打断占用的时间…作为自己计划一些事时的依据。

 

6、务必记录下自己无所事事刷朋友圈或是被打断、瞎忙等类似浪费时间行为的支出,这些事项我都放在一名为“时间黑洞”的分类里。

 

下载了aTimeLogger 2后,可以发现已经有预设的一些事项了,大家可以再加入适合的事项。Will就特别将刷朋友圈、瞎忙这类浪费时间加进来,有助后面分析。

 

在实际开始记录的时候,则要保持灵活,一旦发现了其他频率很高但没有在记录对象里的,就马上新增到aTimeLogger 2事项里。

 

 

在坚持了约一周后,你对自己目前的时间使用现状就能有一些了解了。

 

这时候,我们就可以进到下一个阶段---分析。

 

二、时间分析:

 

分析的目的在于了解全貌、辨识问题、进而找到改善、优化的切入点;另一方面,也将记录做归纳,作为以后规划评估的依据。

 

听起来似乎要做很多工作,但实际上App都帮忙做好了。

 

分析阶段可以直接在aTimeLogger 2的统计页面看到饼图以及各事项的耗时。

 

 

这个阶段你获得的信息涵盖了:每天大概睡了7小时、工作近9小时、通勤时间近1小时、运动1小时等等,进而了解了自己一天或甚至一周真正留给自己的时间有多少。

 

相信我,你会感到震惊,震惊的第一个原因是原来属于自己的时间真的不多,第二个原因则是,这些这么珍贵的时间你居然都虚度了。

 

三、改善

 

在获得分析结果之后,我们就要开始改善。Will发现只要以中国时间管理大师叶武滨的“一事三问法”为基础做衍生,问自己以下5个问题,就能够获得具体的改善方案,把“固定支出”的时间效益发挥到最大。

 

  1.  这件事有没有必要做?

  2.  已经在做的,能不能做得更快更好?

  3.  我想实现什么目标?

  4.  例行公事里能增加些什么,来帮我完成目标/梦想?

  5.  还有哪些事项可以进行记录、分析、改善?

 

问题1~2是清出时间的“资金空间”,而问题3~4则是开始将时间导流到你要的方向“把钱花到刀口上”,最后一个问题5则能推动整个过程不断精进,持续改善。

 

问题1:这件事有没有必要做?

 

Will自己的实践过程中,第一个问题帮忙做了一次全面的清理。

 

原本很习惯定期翻墙上facebook,后来已经完全不上,因为确实没有必要,刷朋友圈、无谓社交也一并降到最低;原本每周要出游一次也改为两周一次…

 

借由第一个问题已经成功腾出了10%左右的时间资金空间。

 

问题2:已经在做的,能不能做得更快更好?

 

从分析结果中去挖掘改善方法。

 

改善方法有很多,比如:

 

做早餐前先把衣服丢进洗衣机,等早餐凉的时间先把公事包打包好、上厕所的时候写日记,将其他可以同时进行的事安排在一起;

 

买扫地机器人设定每天扫地、更换水流大4倍的滤水器来减少下厨等装水的时间…

 

这些都成功地为Will降低了时间成本、增加时间产出,获得高达数倍的回报。

 

问题3:我想完成什么目标?

问题3将梦想分解成中短期目标。

 

易效能时间管理课程中的成功因子、八大关注再到90天践行目标...都是一样的过程。

 

每个人都有想要做的事,减肥、练腹肌、赚钱、学钢琴、旅行…

 

而现在,经过了上面的过程,你已经为自己赢得第一张入场券。

 

问题4:例行公事里能增加些什么,来帮我完成目标/梦想?

 

问题4是问题3的延伸,我们将目标分解成每天可持续的行动。 

 

1.01的365次方是34点多,1的365次方还是1,这就是我们对时间做这么多工作的意义。

 

一天省出30分钟,100天可能是3000分钟。这是问题1、2的功劳,但是问题3、4则能让每天的30分钟效益从1变成1.01。

 

这也是为什么王健林跟普通人明明一样一天都是24小时,但他一天能签几百亿的合同,一般人却还在为上海的几平方米拼得头破血流。

 

问题5:还有哪些事项可以进行记录、分析、改善?

 

这个问题是推动我们不断精进的动力,我们做的记录、分析事项,其实可以再深化,也可以拉长周期,变成每个月、每季度、年度的例行公事统计。

 

例如第一次大家可能直接把在公司的时间全部记成工作时间,实际上,我们可以进行专案性的深入探讨,我们工作上花在各个工作事项/活动的时间是多少:回复邮件、开会、接电话、同事打断、找资料、看微信…

 

而拉长周期则像每个月的家庭月检视、季度旅行准备、年度体检探亲等。

 

借由这样再一轮的记录、分析、改善,我们就又能进一步增加时间的产能,让自己的人生保持在不断升级、精进的状态。

 

我们永远能找到更好的方式、更好的工具、更好的科技来让一切变得更高效简单,而我们所需要做的是先要有意识。

 

只有意识到目标、现况、问题,后面的这些评估、更好的方式/工具/科技才有意义。

 

现在各位已经跟着Will往前迈进一大步了,而除了固定支出的例行公事外,充斥在我们生活、工作中的,是各式各样眼花缭乱的杂事,占据了我们的精力、也是我们焦虑的主要来源。

 

在之后的文章中,Will将跟大家慢慢探讨易效能时间管理的实践,在汲汲营营追求财富自由的同时,也往“时间自由”迈进。

 

-END-


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